Cliente
Regione Lombardia
Settore
Pubblica Amministrazione, Istruzione, Politiche Giovanili
Offerta
Verifica IA per la revisione delle candidature di tirocinio
/ Settore Pubblico /
/ Operations /
/ Compliance/
Miglioramento di precisione e velocità nell’elaborazione delle domande di tirocinio per la Regione Lombardia
Contesto
Regione Lombardia è l’ente amministrativo che sovrintende la regione più popolosa d’Italia. Tra i suoi compiti c’è la validazione delle domande di tirocinio presentate da istituzioni educative e aziende.
Queste domande devono soddisfare un rigoroso insieme di criteri prima che i fondi possano essere erogati. Oggi, solo due membri del personale verificano manualmente ogni richiesta, un processo lento, laborioso e soggetto a ritardi soprattutto dato l’alto volume di candidature.
Sfide & Soluzioni
➤ La validazione manuale delle domande di tirocinio causava ritardi, errori e lente erogazione dei fondi.
➤ Solo due operatori erano disponibili, limitando la capacità di effettuare revisioni approfondite e coerenti.
➤ L’elevato volume e la complessità aumentavano il rischio di inefficienze amministrative e omissioni.
➤ Non esisteva alcun meccanismo automatizzato per segnalare anomalie o notificare i candidati.
La verifica manuale delle domande di tirocinio è diventata un collo di bottiglia critico—rallentando le approvazioni, aumentando il rischio di trattare casi non conformi e ritardando l’erogazione dei fondi. Con solo due operatori, il processo di revisione era incoerente e insostenibile.
Per affrontare questa situazione, Regione Lombardia ha integrato GAIA nel proprio sistema di revisione interno. GAIA verifica autonomamente se ogni domanda rispetta i criteri definiti. In caso di conformità, inoltra il caso all’operatore umano per l’approvazione finale. Se vengono riscontrate discrepanze, GAIA segnala solo i campi problematici specifici, consentendo al personale di concentrare gli sforzi dove serve.
PHASE 2 – GAIA WEB:
Nella fase successiva, GAIA invierà autonomamente avvisi di anomalie tramite email auto-generate. Se manca un documento richiesto, GAIA ne notificherà il richiedente. Una volta che il file corretto è caricato, l’assistente riesaminerà il caso e aggiornerà il record—interamente senza intervento umano.
Con GAIA, siamo passati dalla supervisione reattiva all’automazione intelligente—garantendo che ogni domanda sia esaminata più rapidamente, in modo più accurato e con piena tracciabilità.
Impatto
Risultati chiave
➤ GAIA automatizza le verifiche di conformità iniziali, riducendo i tempi di elaborazione e il carico di lavoro manuale.
➤ L’intervento umano è concentrato solo sui casi segnalati, massimizzando il valore dell’input del personale.
➤ Il sistema si adatta senza soluzione di continuità, consentendo un servizio pubblico efficiente e tempestivo anche ad alto volume.
Trasferendo i compiti di validazione ripetitivi a GAIA, Regione Lombardia ha migliorato significativamente sia la velocità sia la precisione nell’elaborazione delle domande. Staff non è più sopraffatto dal volume, ma contribuisce invece dove il giudizio è più necessario. Ciò non solo ha snellito le operazioni, ma ha anche gettato le basi per un modello di pubblica amministrazione più reattivo e scalabile.
oltre la metà
nel tempo medio di elaborazione delle domande
di conformità
Ora eseguiti automaticamente su tutte le candidature
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